A contratação online é uma verdadeira tendência no recrutamento e seleção de talentos para a sua empresa. Começou a ganhar momento com a pandemia de Covid-19, contudo, hoje é uma verdadeira necessidade.
Durante a crise sanitária supramencionada, a contratação remota foi importante para garantir a segurança sanitária dos envolvidos. Além disso, notou-se que o processo online é mais rápido e prático para o trabalhador e a equipe de RH.
Sendo assim, neste artigo você aprende tudo o que precisa sobre contratação online e como preparar a sua empresa para o presente e o futuro.
O que é contratação online?
Contratação online é o processo digital de recrutamento, admissão e formalização de colaboradores por meio de plataformas digitais, assinaturas eletrônicas e integração com sistemas como eSocial.
Vale ressaltar que os sistemas responsáveis por realizar essa função vão além de uma solução para rastreio de candidatos.
Ela deve funcionar como um banco de dados com todas as informações relevantes para realizar uma admissão.
Ele deve armazenar documentos, anotações, resultados de testes, mediar entrevistas e ainda oferecer soluções para automatização de algumas tarefas; tudo dentro da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Esta quantidade de funcionalidades pode deixar alguns analistas de RH receosos em desumanizar o processo de contratação. Porém, quando os passos digitais são bem desenhados, o efeito é necessariamente o contrário.
Agora que você já sabe o que é a contratação online, vamos descobrir como ela funciona.
Como funciona uma contratação online?
A grande diferença entre o processo de contratação online e tradicional é que o primeiro é feito de forma digital. Além dessa característica, todo o restante pode ser igual.
Isso porque cada empresa adota etapas específicas na hora de selecionar seus novos colaboradores. Pode haver várias rodadas de entrevistas, testes comportamentais, pedido de amostra de trabalho e muito mais.
Sendo assim, uma boa plataforma de admissão online deve ser versátil e permitir a personalização do processo. Mas, de forma geral, acontece assim:
- Realização das entrevistas e processos necessários.
- Tomada de decisão baseada nos dados coletados e registrados na plataforma.
- Comunicação sobre o resultado do processo seletivo.
- Envio e conferência dos documentos para a admissão.
- Registro nos órgãos responsáveis.
- Começo da jornada de trabalho.
Falaremos sobre cada etapa do processo em mais detalhes nos próximos tópicos, mas antes, vamos desbancar alguns dos principais mitos a respeito da contratação online.
É possível assinar a carteira de trabalho digital?
Atualmente, é possível substituir a carteira de trabalho tradicional pela carteira de trabalho digital do documento. Desta forma, as empresas podem registrar os dados necessários de forma simples e prática.
A carteira de trabalho digital foi instituída pela Lei No 13.874 de 2019 e pela Portaria No 1.065 do mesmo ano, emitida pelo Ministério da Economia.
Assim, o empregador somente precisa preencher os campos relevantes no eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) e tudo será atualizado automaticamente.
Quanto tempo demora o processo de contratação online?
Uma das grandes vantagens de contar com a admissão online é a possibilidade de automatizar algumas questões como envio de mensagens, por exemplo.
Não somente, por não precisar fazer reuniões presenciais e toda a burocracia ser resolvida à distância, tende-se a diminuir bastante todo o tempo para resolver tudo isso.
Normalmente, as empresas levam até 5 dias após comunicar o profissional que foi aceito para a vaga, resolvendo questões como: recebimento e conferência da documentação e assinatura do contrato de trabalho.
O contrato digital tem validade?
Algumas ferramentas para contratação online são tão completas que permitem até mesmo que o contrato seja assinado digitalmente com total validade jurídica.
Este é o caso da Sólides que te permite coletar as assinaturas eletrônicas e finalizar todo o processo de admissão em apenas uma hora.
Desta forma, o contrato digital é totalmente válido e legal e pode ser utilizado para os processos de admissão à distância, independente do modelo de trabalho (se será desempenhado localmente ou home office).
O contrato online é confiável, seguro e válido?
Sim, contratos assinados digitalmente têm validade jurídica no Brasil. A MP 2.200-2/2001 garante essa legitimidade, especialmente quando usados certificados digitais da ICP-Brasil.
Outros tipos de assinatura eletrônica também são aceitos, desde que comprovem a identidade e o consentimento das partes. Plataformas como DocuSign e sistemas de RH com gestão eletrônica de documentos são bons exemplos.
Exemplo prático: empresas que usam sistemas de RH com controle de ponto digital, admissão online e gestão de documentos eletrônicos já se beneficiam dessas facilidades com segurança jurídica.
Segundo dados do Panorama de Gestão de Pessoas 2024, 70% dos processos trabalhistas estão relacionados à falta de tecnologia nos processos de DP. Isso reforça a importância de ferramentas que assegurem registros legais, como contratos online e assinaturas eletrônicas.
Portanto, contratos online não são só seguros e válidos, como importantes para empresas que desejam modernizar seus processos.
Como fazer uma contratação online eficiente
O processo de contratação online pode ser dividido em seis passos. Confira abaixo quais são as etapas e como funcionam:
- planejamento do processo;
- criação de uma persona (ou perfil ideal de candidato);
- escolha das tecnologias envolvidas;
- publicidade nas redes sociais;
- entrevistas por chamada de vídeo;
- processos burocráticos de admissão.
Planejamento do processo
A primeira coisa a se fazer antes de começar qualquer projeto é planejar como ele será tocado:
- quais vagas serão disponibilizadas;
- quais etapas serão necessárias para cada contratação;
- quem são os responsáveis;
- como será feita a triagem dos currículos;
- quais ferramentas serão utilizadas;
- onde é possível automatizar e economizar tempo.
Estas são algumas perguntas que podem te ajudar a direcionar o planejamento de uma contratação online.
Enfatizamos ainda mais as ferramentas e soluções implementadas neste processo, uma vez que elas ajudarão ou limitarão a admissão dos novos funcionários.
Criação de uma persona (ou perfil ideal de candidato)
Esta etapa é realizada em colaboração com os gestores e líderes de equipes. A criação da persona consiste no levantamento de todas as características e competências esperadas do novo colaborador.
Desta forma, os recrutadores terão uma ideia melhor de quais perguntas fazer durante as entrevistas e os melhores testes para revelar traços de personalidade importantes.
Ademais, também é importante criar uma lista detalhada de todas as responsabilidades do cargo. Quanto mais específica for a descrição do cargo, melhores serão as candidaturas.
Vale ressaltar que o recrutamento e seleção por competências é uma verdadeira tendência já que leva em consideração as hard e soft skills do candidato assim como o seu fit cultural.
Escolha das tecnologias envolvidas
Atualmente, existem diversas ferramentas que podem te ajudar no processo de contratação online. Contudo, é importante que você conte com uma solução completa como a Sólides.
Afinal de contas, você precisará realizar a gestão de documentos, solicitar assinaturas eletrônicas e gerenciar as etapas do processo de seleção.
Nada como fazer tudo isso de um só lugar, te permitindo um controle completo para criar automações, agilizar o processo de admissão e diminuir os custos do mesmo.
Publicidade nas redes sociais e sites especializados
A divulgação das vagas deve ser uma grande prioridade para o RH, afinal, de nada adianta criar uma persona e descrição perfeitas para o cargo e não atingir o público desejado, certo?
Sendo assim, é interessante contar com redes sociais como LinkedIn e sites especializados em vagas para conseguir levantar diversos currículos.
Uma estratégia que também pode trazer bons resultados é realizar uma campanha de indicação na empresa. É muito comum que os próprios colaboradores conheçam pessoas qualificadas para preencher a vaga.
Entrevistas por chamada de vídeo
Agora que a vaga já foi publicada e os principais currículos selecionados, está na hora de marcar as entrevistas.
Neste caso, o melhor meio é através de chamada de vídeo, uma vez que dá para ver a pessoa enquanto troca informações.
Uma das principais vantagens de utilizar este método de entrevista é poupar o tempo dos profissionais que não precisam se deslocar. Ademais, também é possível marcar diversas entrevistas, otimizando o processo como um todo.
Processos burocráticos de admissão
A última etapa deste processo é realizar toda a coleta de documentos para finalizar o processo de admissão online.
Uma das principais vantagens de contar com uma solução para realizar este processo é realizar a gestão de toda a burocracia em um só lugar, sem a necessidade de utilizar checklists externos e possibilitando o acesso de qualquer outro analista do RH.
Quais as vantagens de uma contratação online
Agora você já sabe o que é a contratação online e como ela funciona, então, vamos adentrar as vantagens de adotar esta metodologia para a sua empresa! São elas:
- gerenciar todo o processo de um só lugar;
- aumento da produtividade nos processos de contratação;
- tem validade jurídica;
- possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar;
- armazenamento na nuvem: comodidade e segurança;
- diferencial competitivo;
- obedece a LGPD.
Gerenciar todo o processo de um só lugar
Quando se tem um sistema inteligente para realizar o processo de recrutamento e seleção, todos os dados relevantes para ele ficam salvos no mesmo lugar.
Ou seja, qualquer recrutador poderá dar seguimento a uma contratação online sem precisar ter retrabalho e repetir entrevistas.
Ademais, as melhores soluções utilizam armazenamento na nuvem, permitindo também o acesso a informações e documentos relevantes de qualquer lugar. Assim, o recrutador pode dar seguimento em home office os processos que começou no escritório.
Aumento da produtividade nos processos de contratação
Outro argumento para digitalizar o processo de contratação em sua empresa é o aumento da agilidade.
Por ser feito de forma eletrônica, pode ter funções automatizadas, como o aviso para candidatos que passaram para a próxima fase, por exemplo. Isso faz com que a rotina do recrutador seja focada em atividades estratégicas, como a análise dos perfis comportamentais identificados durante a entrevista.
Outro fator interessante é que equipes responsáveis por realizar contratações podem concentrar a sua comunicação em um só lugar. Assim, a otimização da troca de informações entre os profissionais envolvidos também aumenta a produtividade do time.
No fim, processos de contratação mais rápidos e eficientes também resultam na redução de custos!
Tem validade jurídica
Por ser algo relativamente novo, a admissão digital faz com que vários analistas de RH levantem a sobrancelha em desconfiança.
Contudo, essa é uma prática completamente legal e apoiada pela lei brasileira, a exemplo do registro de informações na carteira de trabalho digital, como falamos anteriormente.
Possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar
Seja para um trabalho presencial ou não, realizar a contratação online faz com que a empresa possa entrevistar pessoas de qualquer lugar do Brasil ou do mundo.
Este é um diferencial competitivo, já que a empresa pode impactar talentos que aquelas que utilizam o método tradicional nunca conseguiriam.
Armazenamento na nuvem: comodidade e segurança
Ao contar com tecnologia de armazenamento na nuvem é possível acessar todas as informações referente ao processo de contratação com alguns cliques e de qualquer lugar.
Assim, é possível que equipes possam colaborar, não importa onde os indivíduos realizem o seu trabalho.
Contudo, a facilidade de acesso não implica que os dados não estarão seguros, afinal de contas, somente pessoas autorizadas poderão ver, exatamente como pede a LGPD.
Quais os desafios e cuidados ao adotar a contratação online?
Os principais desafios da contratação online envolvem capacitação da equipe de RH, escolha da tecnologia adequada, conformidade jurídica e inclusão digital. Para que a digitalização funcione corretamente, é essencial alinhar pessoas, processos e ferramentas com as exigências do mercado atual.
Segundo um estudo publicado pelo Ipea, cerca de 20,5 milhões de brasileiros ocupam funções com potencial para o trabalho remoto. Isso só reforça a necessidade de empresas estruturarem processos digitais, desde o recrutamento até a admissão.
Contudo, o time de RH precisa estar preparado para conduzir entrevistas remotas, usar ferramentas digitais com fluidez e manter a experiência do candidato positiva e acolhedora. Já a tecnologia deve integrar recursos como assinatura eletrônica, onboarding digital e compatibilidade com o eSocial.
Além disso, os contratos devem seguir as normas legais. A MP 2.200-2/2001 garante a validade jurídica das assinaturas digitais no Brasil, mas é necessário o aval do setor jurídico para garantir conformidade.
Por fim, é importante considerar a inclusão: muitos candidatos ainda enfrentam desafios técnicos e falta de acesso à internet. Cabe ao RH agir com empatia e oferecer suporte, garantindo um processo mais justo e acessível.
Inclusão e diversidade na contratação online
A contratação online pode ser uma importante aliada na construção de um ambiente mais inclusivo. Afinal, ao eliminar exigências como deslocamento físico e permitir maior flexibilidade de horários, esse modelo amplia o acesso para pessoas com deficiência, cuidadores, mães e moradores de regiões remotas, perfis que frequentemente enfrentam barreiras de mobilidade.
Outro diferencial está nos próprios recursos das plataformas digitais. Soluções com legendas automáticas, leitores de tela e formulários acessíveis tornam o processo mais democrático, atendendo diferentes necessidades de candidatos.
Ademais, quando adotada como política de acessibilidade, a contratação online reforça o compromisso da empresa com diversidade, equidade e inclusão (DEI), valores cada vez mais procurados por talentos e investidores.
Como a contratação online fortalece um RH estratégico?
A digitalização da admissão contribui diretamente para um RH mais estratégico. Afinal, ao automatizar tarefas repetitivas, como envio de documentos e coleta de assinaturas, a equipe ganha tempo para atuar em frentes como desenvolvimento humano, inclusão e fortalecimento da cultura organizacional.
Além da agilidade, os processos digitais geram dados valiosos para a tomada de decisão. Informações como tempo médio de contratação, taxa de desistência e perfil de candidatos aprovados permitem ajustes mais precisos em estratégias de atração, retenção e desenvolvimento de talentos.
Adotar a contratação online, portanto, não é apenas uma questão operacional, mas uma alavanca para ampliar o impacto estratégico do RH dentro da organização.
Como humanizar o recrutamento à distância?
A humanização no processo de contratação online é fundamental para garantir que a tecnologia atue como uma ponte, não como uma barreira entre a empresa e o talento.
Na prática, o uso de ferramentas digitais deve servir para liberar o RH de tarefas manuais, permitindo um foco maior na experiência do candidato e no fortalecimento do Employer Branding.
Confira estratégias para manter a proximidade e o engajamento durante o recrutamento remoto:
Comunicação clara e acolhedora
O tom de voz da empresa deve ser amigável e simpático desde o primeiro contato.
É necessário “traduzir” termos técnicos ou burocráticos para uma linguagem de fácil compreensão, garantindo que o candidato se sinta seguro durante todas as etapas.
Manter o profissional atualizado sobre o status da sua candidatura evita a ansiedade e demonstra respeito pelo tempo do indivíduo.
Uso estratégico de multimídia
A incorporação de vídeos e áudios humaniza a percepção da marca. Algumas ações práticas incluem:
- Enviar um vídeo de boas-vindas apresentando a cultura da empresa e o time.
- Utilizar mensagens de áudio ou chamadas de vídeo para explicar etapas complexas, substituindo e-mails frios.
- Compartilhar conteúdos das redes sociais que mostrem o dia a dia real dos colaboradores.
Personalização através de dados
A Inteligência Comportamental permite que o RH conheça o perfil do candidato antes mesmo da primeira entrevista. Desse modo, o recrutador consegue conduzir conversas mais assertivas e personalizadas, focando nas motivações e competências individuais do talento.
Transparência e suporte tecnológico
A insegurança com a tecnologia é uma dor comum, especialmente para perfis mais conservadores. Para reduzir esse problema, a empresa deve:
- Oferecer instruções simples sobre como acessar as plataformas de entrevista.
- Disponibilizar suporte rápido para resolver eventuais problemas técnicos durante o processo.
- Demonstrar que a tecnologia é uma aliada para facilitar a vida do candidato, e não um robô que substitui a interação humana.
O resultado dessa abordagem é a construção de uma jornada de contratação fluida e empática. Por consequência, a organização fortalece sua autoridade no mercado e aumenta as chances de atrair profissionais que se identifiquem verdadeiramente com seus valores.
Resultados reais na contratação online: Exemplo de sucesso da Arplast
A digitalização do recrutamento serve para garantir agilidade estratégica. A tecnologia permite que o Departamento Pessoal saia de um modelo reativo para uma operação baseada em dados e prazos reduzidos.
O case da Arplast, empresa do setor de recicláveis, representa bem essa evolução. Antes da automação, a companhia levava em média 51 dias para fechar uma vaga.
Com a implementação do recrutamento online e da gestão comportamental da Sólides, esse tempo caiu em 47%.
Essa mudança representou uma economia de 24 dias em cada processo seletivo. Além da velocidade, o uso de testes como o Profiler assegurou que a rapidez não sacrificasse a qualidade: a empresa realizou mais de 600 mapeamentos, tornando as admissões precisas e alinhadas à cultura interna.
Os benefícios diretos dessa modernização incluem:
- Agilidade operacional: redução drástica no tempo de fechamento de vagas (Time-to-Hire).
- Decisões seguras: uso de dados comportamentais para eliminar a subjetividade.
- Experiência do candidato: processos fluidos, digitais e profissionais.
- Eficiência financeira: menos tempo de vaga aberta evita perdas de produtividade na operação.
A experiência da Arplast demonstra que a tecnologia transforma o recrutamento em um motor de eficiência para todo o negócio.
Leia mais sobre o Case real da Arplast aqui!
Ferramentas essenciais para o contração online
A escolha das ferramentas para a Contratação online determina a agilidade do RH e a precisão na escolha dos talentos.
O uso de tecnologia simplificada atua como parceiro do profissional, permitindo que a análise de dados substitua suposições por indicadores técnicos.
Confira as categorias de ferramentas fundamentais para estruturar esse processo:
Plataformas de Recrutamento e Seleção (ATS)
O uso de um software especializado centraliza todas as etapas da vaga em um único ecossistema digital. Essas ferramentas permitem a triagem automatizada de currículos, o que reduz o trabalho manual e evita erros comuns em processos descentralizados.
Ademais, a plataforma facilita a gestão de múltiplos canais de divulgação, garantindo que o RH mantenha o controle sobre o fluxo de candidatos.
Softwares de Inteligência Comportamental
A implementação de metodologias como o Profiler é o diferencial para garantir o fit cultural à distância. Essas ferramentas realizam o mapeamento do perfil de cada profissional, identificando tendências de comportamento e competências naturais.
Na prática, isso permite que o recrutador compreenda as motivações do candidato antes mesmo da entrevista por vídeo, aumentando a previsibilidade de performance.
Entenda como um Software de RH pode melhorar seu processo de contratação online em: 15 funcionalidades da Sólides que ajudam o RH da sua empresa
Ferramentas de Videoconferência e Multimídia
A interação humana é mantida através de recursos de vídeo e áudio, essenciais para humanizar o contato remoto.
Além das entrevistas em tempo real, o RH pode utilizar conteúdos multimídia para fortalecer o Employer Branding:
- Vídeos institucionais: Apresentam a cultura e o dia a dia da organização para o candidato.
- Podcasts ou áudios: Podem ser incorporados para explicar a jornada de contratação de forma amigável.
- Redes sociais profissionais: O LinkedIn e o Instagram são canais fundamentais para a atração e validação da autoridade da marca.
Sistemas de Admissão Digital
A etapa final da contratação online exige ferramentas que eliminem o deslocamento físico para a entrega de documentos. Softwares que permitem o upload de arquivos e a assinatura digital garantem a segurança jurídica e a organização do Departamento Pessoal.
Desse modo, o novo colaborador inicia sua jornada de forma prática, enquanto a empresa reduz gastos com burocracias desnecessárias.
Soluções de People Analytics
O uso de dados estruturados permite que a gestão identifique gargalos no processo seletivo e mensure resultados reais.
Ferramentas que geram relatórios automáticos auxiliam o RH a provar o valor estratégico do setor para a diretoria, transformando métricas de contratação em indicadores de sucesso do negócio.
Contratação online com a Sólides
Falamos bastante sobre as vantagens de implementar a contratação online na sua empresa, mas, para de fato contar com todos esses benefícios, é necessário contar com uma plataforma realmente inteligente!
Por isso, te apresentamos a Sólides, a plataforma favorita do RH e DP! Com ele, você poderá fazer:
- Gestão de documentos 100% digital: tudo o que os seus recrutadores precisam para trabalhar em um só local e totalmente digital, sem a necessidade de checklists manuais e com total segurança.
- Assinatura eletrônica: contrate qualquer pessoa do Brasil ou do mundo utilizando nossa ferramenta de assinatura eletrônica. Dê adeus aos arquivos cheios de documentos que ninguém mais sabe onde está.
- Armazenamento em nuvem: colabore com outros recrutadores de onde eles estiverem com a centralização da comunicação em um só lugar. Além de possibilitar o acesso de qualquer lugar do mundo.
O RH deve estar pronto para utilizar ferramentas e plataformas que agilizam os processos e permitem que realizem atividades cada vez mais estratégicas.
Conte com a Sólides para digitalizar o seu processo de recrutamento e seleção e entregue mais agilidade, produtividade e economia!
Reveja alguns pontos sobre contratação online
A contratação online é o processo de admirtir candidatos para uma vaga de emprego por meio de plataformas e ferramentas online, como sites de emprego, redes sociais, aplicativos de recrutamento e seleção, entre outros.
Quais são as vantagens da contratação online?
As vantagens da contratação online incluem a possibilidade de alcançar um público mais amplo, reduzir os custos com recrutamento e seleção, agilizar o processo de contratação, além de permitir uma flexibilidade maior para os candidatos e empregadores.
Como funciona a contratação online?
O processo de contratação online varia de acordo com a plataforma ou ferramenta utilizada, mas geralmente envolve a publicação da vaga, a triagem dos currículos recebidos, a realização de entrevistas online, a verificação de referências e a oferta de emprego.
É seguro fazer contratação online?
Sim, desde que as empresas adotem medidas de segurança adequadas, como a verificação da identidade dos concorrentes, a utilização de ferramentas de videoconferência seguras e a checagem de referências. É importante também que os candidatos verifiquem a legitimidade das vagas anunciadas e das empresas contratantes.
Quais são os principais cuidados que os candidatos devem tomar ao se aplicarem para uma vaga de emprego online?
Os principais cuidados que os candidatos devem tomar ao se candidatar para uma vaga de emprego online incluem verificar a legitimidade da vaga e da empresa contratante, não compartilhar informações confidenciais, como dados bancários ou senhas, e não pagar taxas para participar de processos seletivos.
O processo seletivo de emprego online costuma seguir etapas: candidatura no site, triagem por ATS e palavras-chave, testes (técnicos/psicométricos), entrevista por vídeo e, às vezes, case prático; depois vêm checagem de referências e proposta.
Sim. Contratos online têm validade jurídica com assinatura eletrônica/digital em plataformas que registram identidade, IP, data/hora e trilha de auditoria; no Brasil, o uso de certificado ICP-Brasil pode aumentar a força probatória. Guarde o PDF final e o log de auditoria.
Artigo originalmente publicado por Sabrina Camilo em
2026-05-22 10:42:00 no site
Blog Sólides | Os melhores conteúdos sobre gestão de pessoas
.
Fonte: solides.com.br
A contratação online é uma verdadeira tendência no recrutamento e seleção de talentos para a sua empresa. Começou a ganhar momento com a pandemia de Covid-19, contudo, hoje é uma verdadeira necessidade.
Durante a crise sanitária supramencionada, a contratação remota foi importante para garantir a segurança sanitária dos envolvidos. Além disso, notou-se que o processo online é mais rápido e prático para o trabalhador e a equipe de RH.
Sendo assim, neste artigo você aprende tudo o que precisa sobre contratação online e como preparar a sua empresa para o presente e o futuro.
O que é contratação online?
Contratação online é o processo digital de recrutamento, admissão e formalização de colaboradores por meio de plataformas digitais, assinaturas eletrônicas e integração com sistemas como eSocial.
Vale ressaltar que os sistemas responsáveis por realizar essa função vão além de uma solução para rastreio de candidatos.
Ela deve funcionar como um banco de dados com todas as informações relevantes para realizar uma admissão.
Ele deve armazenar documentos, anotações, resultados de testes, mediar entrevistas e ainda oferecer soluções para automatização de algumas tarefas; tudo dentro da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Esta quantidade de funcionalidades pode deixar alguns analistas de RH receosos em desumanizar o processo de contratação. Porém, quando os passos digitais são bem desenhados, o efeito é necessariamente o contrário.
Agora que você já sabe o que é a contratação online, vamos descobrir como ela funciona.
Como funciona uma contratação online?
A grande diferença entre o processo de contratação online e tradicional é que o primeiro é feito de forma digital. Além dessa característica, todo o restante pode ser igual.
Isso porque cada empresa adota etapas específicas na hora de selecionar seus novos colaboradores. Pode haver várias rodadas de entrevistas, testes comportamentais, pedido de amostra de trabalho e muito mais.
Sendo assim, uma boa plataforma de admissão online deve ser versátil e permitir a personalização do processo. Mas, de forma geral, acontece assim:
- Realização das entrevistas e processos necessários.
- Tomada de decisão baseada nos dados coletados e registrados na plataforma.
- Comunicação sobre o resultado do processo seletivo.
- Envio e conferência dos documentos para a admissão.
- Registro nos órgãos responsáveis.
- Começo da jornada de trabalho.
Falaremos sobre cada etapa do processo em mais detalhes nos próximos tópicos, mas antes, vamos desbancar alguns dos principais mitos a respeito da contratação online.
É possível assinar a carteira de trabalho digital?
Atualmente, é possível substituir a carteira de trabalho tradicional pela carteira de trabalho digital do documento. Desta forma, as empresas podem registrar os dados necessários de forma simples e prática.
A carteira de trabalho digital foi instituída pela Lei No 13.874 de 2019 e pela Portaria No 1.065 do mesmo ano, emitida pelo Ministério da Economia.
Assim, o empregador somente precisa preencher os campos relevantes no eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) e tudo será atualizado automaticamente.
Quanto tempo demora o processo de contratação online?
Uma das grandes vantagens de contar com a admissão online é a possibilidade de automatizar algumas questões como envio de mensagens, por exemplo.
Não somente, por não precisar fazer reuniões presenciais e toda a burocracia ser resolvida à distância, tende-se a diminuir bastante todo o tempo para resolver tudo isso.
Normalmente, as empresas levam até 5 dias após comunicar o profissional que foi aceito para a vaga, resolvendo questões como: recebimento e conferência da documentação e assinatura do contrato de trabalho.
O contrato digital tem validade?
Algumas ferramentas para contratação online são tão completas que permitem até mesmo que o contrato seja assinado digitalmente com total validade jurídica.
Este é o caso da Sólides que te permite coletar as assinaturas eletrônicas e finalizar todo o processo de admissão em apenas uma hora.
Desta forma, o contrato digital é totalmente válido e legal e pode ser utilizado para os processos de admissão à distância, independente do modelo de trabalho (se será desempenhado localmente ou home office).
O contrato online é confiável, seguro e válido?
Sim, contratos assinados digitalmente têm validade jurídica no Brasil. A MP 2.200-2/2001 garante essa legitimidade, especialmente quando usados certificados digitais da ICP-Brasil.
Outros tipos de assinatura eletrônica também são aceitos, desde que comprovem a identidade e o consentimento das partes. Plataformas como DocuSign e sistemas de RH com gestão eletrônica de documentos são bons exemplos.
Exemplo prático: empresas que usam sistemas de RH com controle de ponto digital, admissão online e gestão de documentos eletrônicos já se beneficiam dessas facilidades com segurança jurídica.
Segundo dados do Panorama de Gestão de Pessoas 2024, 70% dos processos trabalhistas estão relacionados à falta de tecnologia nos processos de DP. Isso reforça a importância de ferramentas que assegurem registros legais, como contratos online e assinaturas eletrônicas.
Portanto, contratos online não são só seguros e válidos, como importantes para empresas que desejam modernizar seus processos.
Como fazer uma contratação online eficiente
O processo de contratação online pode ser dividido em seis passos. Confira abaixo quais são as etapas e como funcionam:
- planejamento do processo;
- criação de uma persona (ou perfil ideal de candidato);
- escolha das tecnologias envolvidas;
- publicidade nas redes sociais;
- entrevistas por chamada de vídeo;
- processos burocráticos de admissão.
Planejamento do processo
A primeira coisa a se fazer antes de começar qualquer projeto é planejar como ele será tocado:
- quais vagas serão disponibilizadas;
- quais etapas serão necessárias para cada contratação;
- quem são os responsáveis;
- como será feita a triagem dos currículos;
- quais ferramentas serão utilizadas;
- onde é possível automatizar e economizar tempo.
Estas são algumas perguntas que podem te ajudar a direcionar o planejamento de uma contratação online.
Enfatizamos ainda mais as ferramentas e soluções implementadas neste processo, uma vez que elas ajudarão ou limitarão a admissão dos novos funcionários.
Criação de uma persona (ou perfil ideal de candidato)
Esta etapa é realizada em colaboração com os gestores e líderes de equipes. A criação da persona consiste no levantamento de todas as características e competências esperadas do novo colaborador.
Desta forma, os recrutadores terão uma ideia melhor de quais perguntas fazer durante as entrevistas e os melhores testes para revelar traços de personalidade importantes.
Ademais, também é importante criar uma lista detalhada de todas as responsabilidades do cargo. Quanto mais específica for a descrição do cargo, melhores serão as candidaturas.
Vale ressaltar que o recrutamento e seleção por competências é uma verdadeira tendência já que leva em consideração as hard e soft skills do candidato assim como o seu fit cultural.
Escolha das tecnologias envolvidas
Atualmente, existem diversas ferramentas que podem te ajudar no processo de contratação online. Contudo, é importante que você conte com uma solução completa como a Sólides.
Afinal de contas, você precisará realizar a gestão de documentos, solicitar assinaturas eletrônicas e gerenciar as etapas do processo de seleção.
Nada como fazer tudo isso de um só lugar, te permitindo um controle completo para criar automações, agilizar o processo de admissão e diminuir os custos do mesmo.
Publicidade nas redes sociais e sites especializados
A divulgação das vagas deve ser uma grande prioridade para o RH, afinal, de nada adianta criar uma persona e descrição perfeitas para o cargo e não atingir o público desejado, certo?
Sendo assim, é interessante contar com redes sociais como LinkedIn e sites especializados em vagas para conseguir levantar diversos currículos.
Uma estratégia que também pode trazer bons resultados é realizar uma campanha de indicação na empresa. É muito comum que os próprios colaboradores conheçam pessoas qualificadas para preencher a vaga.
Entrevistas por chamada de vídeo
Agora que a vaga já foi publicada e os principais currículos selecionados, está na hora de marcar as entrevistas.
Neste caso, o melhor meio é através de chamada de vídeo, uma vez que dá para ver a pessoa enquanto troca informações.
Uma das principais vantagens de utilizar este método de entrevista é poupar o tempo dos profissionais que não precisam se deslocar. Ademais, também é possível marcar diversas entrevistas, otimizando o processo como um todo.
Processos burocráticos de admissão
A última etapa deste processo é realizar toda a coleta de documentos para finalizar o processo de admissão online.
Uma das principais vantagens de contar com uma solução para realizar este processo é realizar a gestão de toda a burocracia em um só lugar, sem a necessidade de utilizar checklists externos e possibilitando o acesso de qualquer outro analista do RH.
Quais as vantagens de uma contratação online
Agora você já sabe o que é a contratação online e como ela funciona, então, vamos adentrar as vantagens de adotar esta metodologia para a sua empresa! São elas:
- gerenciar todo o processo de um só lugar;
- aumento da produtividade nos processos de contratação;
- tem validade jurídica;
- possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar;
- armazenamento na nuvem: comodidade e segurança;
- diferencial competitivo;
- obedece a LGPD.
Gerenciar todo o processo de um só lugar
Quando se tem um sistema inteligente para realizar o processo de recrutamento e seleção, todos os dados relevantes para ele ficam salvos no mesmo lugar.
Ou seja, qualquer recrutador poderá dar seguimento a uma contratação online sem precisar ter retrabalho e repetir entrevistas.
Ademais, as melhores soluções utilizam armazenamento na nuvem, permitindo também o acesso a informações e documentos relevantes de qualquer lugar. Assim, o recrutador pode dar seguimento em home office os processos que começou no escritório.
Aumento da produtividade nos processos de contratação
Outro argumento para digitalizar o processo de contratação em sua empresa é o aumento da agilidade.
Por ser feito de forma eletrônica, pode ter funções automatizadas, como o aviso para candidatos que passaram para a próxima fase, por exemplo. Isso faz com que a rotina do recrutador seja focada em atividades estratégicas, como a análise dos perfis comportamentais identificados durante a entrevista.
Outro fator interessante é que equipes responsáveis por realizar contratações podem concentrar a sua comunicação em um só lugar. Assim, a otimização da troca de informações entre os profissionais envolvidos também aumenta a produtividade do time.
No fim, processos de contratação mais rápidos e eficientes também resultam na redução de custos!
Tem validade jurídica
Por ser algo relativamente novo, a admissão digital faz com que vários analistas de RH levantem a sobrancelha em desconfiança.
Contudo, essa é uma prática completamente legal e apoiada pela lei brasileira, a exemplo do registro de informações na carteira de trabalho digital, como falamos anteriormente.
Possibilidade de contratar pessoas de qualquer lugar
Seja para um trabalho presencial ou não, realizar a contratação online faz com que a empresa possa entrevistar pessoas de qualquer lugar do Brasil ou do mundo.
Este é um diferencial competitivo, já que a empresa pode impactar talentos que aquelas que utilizam o método tradicional nunca conseguiriam.
Armazenamento na nuvem: comodidade e segurança
Ao contar com tecnologia de armazenamento na nuvem é possível acessar todas as informações referente ao processo de contratação com alguns cliques e de qualquer lugar.
Assim, é possível que equipes possam colaborar, não importa onde os indivíduos realizem o seu trabalho.
Contudo, a facilidade de acesso não implica que os dados não estarão seguros, afinal de contas, somente pessoas autorizadas poderão ver, exatamente como pede a LGPD.
Quais os desafios e cuidados ao adotar a contratação online?
Os principais desafios da contratação online envolvem capacitação da equipe de RH, escolha da tecnologia adequada, conformidade jurídica e inclusão digital. Para que a digitalização funcione corretamente, é essencial alinhar pessoas, processos e ferramentas com as exigências do mercado atual.
Segundo um estudo publicado pelo Ipea, cerca de 20,5 milhões de brasileiros ocupam funções com potencial para o trabalho remoto. Isso só reforça a necessidade de empresas estruturarem processos digitais, desde o recrutamento até a admissão.
Contudo, o time de RH precisa estar preparado para conduzir entrevistas remotas, usar ferramentas digitais com fluidez e manter a experiência do candidato positiva e acolhedora. Já a tecnologia deve integrar recursos como assinatura eletrônica, onboarding digital e compatibilidade com o eSocial.
Além disso, os contratos devem seguir as normas legais. A MP 2.200-2/2001 garante a validade jurídica das assinaturas digitais no Brasil, mas é necessário o aval do setor jurídico para garantir conformidade.
Por fim, é importante considerar a inclusão: muitos candidatos ainda enfrentam desafios técnicos e falta de acesso à internet. Cabe ao RH agir com empatia e oferecer suporte, garantindo um processo mais justo e acessível.
Inclusão e diversidade na contratação online
A contratação online pode ser uma importante aliada na construção de um ambiente mais inclusivo. Afinal, ao eliminar exigências como deslocamento físico e permitir maior flexibilidade de horários, esse modelo amplia o acesso para pessoas com deficiência, cuidadores, mães e moradores de regiões remotas, perfis que frequentemente enfrentam barreiras de mobilidade.
Outro diferencial está nos próprios recursos das plataformas digitais. Soluções com legendas automáticas, leitores de tela e formulários acessíveis tornam o processo mais democrático, atendendo diferentes necessidades de candidatos.
Ademais, quando adotada como política de acessibilidade, a contratação online reforça o compromisso da empresa com diversidade, equidade e inclusão (DEI), valores cada vez mais procurados por talentos e investidores.
Como a contratação online fortalece um RH estratégico?
A digitalização da admissão contribui diretamente para um RH mais estratégico. Afinal, ao automatizar tarefas repetitivas, como envio de documentos e coleta de assinaturas, a equipe ganha tempo para atuar em frentes como desenvolvimento humano, inclusão e fortalecimento da cultura organizacional.
Além da agilidade, os processos digitais geram dados valiosos para a tomada de decisão. Informações como tempo médio de contratação, taxa de desistência e perfil de candidatos aprovados permitem ajustes mais precisos em estratégias de atração, retenção e desenvolvimento de talentos.
Adotar a contratação online, portanto, não é apenas uma questão operacional, mas uma alavanca para ampliar o impacto estratégico do RH dentro da organização.
Como humanizar o recrutamento à distância?
A humanização no processo de contratação online é fundamental para garantir que a tecnologia atue como uma ponte, não como uma barreira entre a empresa e o talento.
Na prática, o uso de ferramentas digitais deve servir para liberar o RH de tarefas manuais, permitindo um foco maior na experiência do candidato e no fortalecimento do Employer Branding.
Confira estratégias para manter a proximidade e o engajamento durante o recrutamento remoto:
Comunicação clara e acolhedora
O tom de voz da empresa deve ser amigável e simpático desde o primeiro contato.
É necessário “traduzir” termos técnicos ou burocráticos para uma linguagem de fácil compreensão, garantindo que o candidato se sinta seguro durante todas as etapas.
Manter o profissional atualizado sobre o status da sua candidatura evita a ansiedade e demonstra respeito pelo tempo do indivíduo.
Uso estratégico de multimídia
A incorporação de vídeos e áudios humaniza a percepção da marca. Algumas ações práticas incluem:
- Enviar um vídeo de boas-vindas apresentando a cultura da empresa e o time.
- Utilizar mensagens de áudio ou chamadas de vídeo para explicar etapas complexas, substituindo e-mails frios.
- Compartilhar conteúdos das redes sociais que mostrem o dia a dia real dos colaboradores.
Personalização através de dados
A Inteligência Comportamental permite que o RH conheça o perfil do candidato antes mesmo da primeira entrevista. Desse modo, o recrutador consegue conduzir conversas mais assertivas e personalizadas, focando nas motivações e competências individuais do talento.
Transparência e suporte tecnológico
A insegurança com a tecnologia é uma dor comum, especialmente para perfis mais conservadores. Para reduzir esse problema, a empresa deve:
- Oferecer instruções simples sobre como acessar as plataformas de entrevista.
- Disponibilizar suporte rápido para resolver eventuais problemas técnicos durante o processo.
- Demonstrar que a tecnologia é uma aliada para facilitar a vida do candidato, e não um robô que substitui a interação humana.
O resultado dessa abordagem é a construção de uma jornada de contratação fluida e empática. Por consequência, a organização fortalece sua autoridade no mercado e aumenta as chances de atrair profissionais que se identifiquem verdadeiramente com seus valores.
Resultados reais na contratação online: Exemplo de sucesso da Arplast
A digitalização do recrutamento serve para garantir agilidade estratégica. A tecnologia permite que o Departamento Pessoal saia de um modelo reativo para uma operação baseada em dados e prazos reduzidos.
O case da Arplast, empresa do setor de recicláveis, representa bem essa evolução. Antes da automação, a companhia levava em média 51 dias para fechar uma vaga.
Com a implementação do recrutamento online e da gestão comportamental da Sólides, esse tempo caiu em 47%.
Essa mudança representou uma economia de 24 dias em cada processo seletivo. Além da velocidade, o uso de testes como o Profiler assegurou que a rapidez não sacrificasse a qualidade: a empresa realizou mais de 600 mapeamentos, tornando as admissões precisas e alinhadas à cultura interna.
Os benefícios diretos dessa modernização incluem:
- Agilidade operacional: redução drástica no tempo de fechamento de vagas (Time-to-Hire).
- Decisões seguras: uso de dados comportamentais para eliminar a subjetividade.
- Experiência do candidato: processos fluidos, digitais e profissionais.
- Eficiência financeira: menos tempo de vaga aberta evita perdas de produtividade na operação.
A experiência da Arplast demonstra que a tecnologia transforma o recrutamento em um motor de eficiência para todo o negócio.
Leia mais sobre o Case real da Arplast aqui!
Ferramentas essenciais para o contração online
A escolha das ferramentas para a Contratação online determina a agilidade do RH e a precisão na escolha dos talentos.
O uso de tecnologia simplificada atua como parceiro do profissional, permitindo que a análise de dados substitua suposições por indicadores técnicos.
Confira as categorias de ferramentas fundamentais para estruturar esse processo:
Plataformas de Recrutamento e Seleção (ATS)
O uso de um software especializado centraliza todas as etapas da vaga em um único ecossistema digital. Essas ferramentas permitem a triagem automatizada de currículos, o que reduz o trabalho manual e evita erros comuns em processos descentralizados.
Ademais, a plataforma facilita a gestão de múltiplos canais de divulgação, garantindo que o RH mantenha o controle sobre o fluxo de candidatos.
Softwares de Inteligência Comportamental
A implementação de metodologias como o Profiler é o diferencial para garantir o fit cultural à distância. Essas ferramentas realizam o mapeamento do perfil de cada profissional, identificando tendências de comportamento e competências naturais.
Na prática, isso permite que o recrutador compreenda as motivações do candidato antes mesmo da entrevista por vídeo, aumentando a previsibilidade de performance.
Entenda como um Software de RH pode melhorar seu processo de contratação online em: 15 funcionalidades da Sólides que ajudam o RH da sua empresa
Ferramentas de Videoconferência e Multimídia
A interação humana é mantida através de recursos de vídeo e áudio, essenciais para humanizar o contato remoto.
Além das entrevistas em tempo real, o RH pode utilizar conteúdos multimídia para fortalecer o Employer Branding:
- Vídeos institucionais: Apresentam a cultura e o dia a dia da organização para o candidato.
- Podcasts ou áudios: Podem ser incorporados para explicar a jornada de contratação de forma amigável.
- Redes sociais profissionais: O LinkedIn e o Instagram são canais fundamentais para a atração e validação da autoridade da marca.
Sistemas de Admissão Digital
A etapa final da contratação online exige ferramentas que eliminem o deslocamento físico para a entrega de documentos. Softwares que permitem o upload de arquivos e a assinatura digital garantem a segurança jurídica e a organização do Departamento Pessoal.
Desse modo, o novo colaborador inicia sua jornada de forma prática, enquanto a empresa reduz gastos com burocracias desnecessárias.
Soluções de People Analytics
O uso de dados estruturados permite que a gestão identifique gargalos no processo seletivo e mensure resultados reais.
Ferramentas que geram relatórios automáticos auxiliam o RH a provar o valor estratégico do setor para a diretoria, transformando métricas de contratação em indicadores de sucesso do negócio.
Contratação online com a Sólides
Falamos bastante sobre as vantagens de implementar a contratação online na sua empresa, mas, para de fato contar com todos esses benefícios, é necessário contar com uma plataforma realmente inteligente!
Por isso, te apresentamos a Sólides, a plataforma favorita do RH e DP! Com ele, você poderá fazer:
- Gestão de documentos 100% digital: tudo o que os seus recrutadores precisam para trabalhar em um só local e totalmente digital, sem a necessidade de checklists manuais e com total segurança.
- Assinatura eletrônica: contrate qualquer pessoa do Brasil ou do mundo utilizando nossa ferramenta de assinatura eletrônica. Dê adeus aos arquivos cheios de documentos que ninguém mais sabe onde está.
- Armazenamento em nuvem: colabore com outros recrutadores de onde eles estiverem com a centralização da comunicação em um só lugar. Além de possibilitar o acesso de qualquer lugar do mundo.
O RH deve estar pronto para utilizar ferramentas e plataformas que agilizam os processos e permitem que realizem atividades cada vez mais estratégicas.
Conte com a Sólides para digitalizar o seu processo de recrutamento e seleção e entregue mais agilidade, produtividade e economia!
Reveja alguns pontos sobre contratação online
A contratação online é o processo de admirtir candidatos para uma vaga de emprego por meio de plataformas e ferramentas online, como sites de emprego, redes sociais, aplicativos de recrutamento e seleção, entre outros.
Quais são as vantagens da contratação online?
As vantagens da contratação online incluem a possibilidade de alcançar um público mais amplo, reduzir os custos com recrutamento e seleção, agilizar o processo de contratação, além de permitir uma flexibilidade maior para os candidatos e empregadores.
Como funciona a contratação online?
O processo de contratação online varia de acordo com a plataforma ou ferramenta utilizada, mas geralmente envolve a publicação da vaga, a triagem dos currículos recebidos, a realização de entrevistas online, a verificação de referências e a oferta de emprego.
É seguro fazer contratação online?
Sim, desde que as empresas adotem medidas de segurança adequadas, como a verificação da identidade dos concorrentes, a utilização de ferramentas de videoconferência seguras e a checagem de referências. É importante também que os candidatos verifiquem a legitimidade das vagas anunciadas e das empresas contratantes.
Quais são os principais cuidados que os candidatos devem tomar ao se aplicarem para uma vaga de emprego online?
Os principais cuidados que os candidatos devem tomar ao se candidatar para uma vaga de emprego online incluem verificar a legitimidade da vaga e da empresa contratante, não compartilhar informações confidenciais, como dados bancários ou senhas, e não pagar taxas para participar de processos seletivos.
O processo seletivo de emprego online costuma seguir etapas: candidatura no site, triagem por ATS e palavras-chave, testes (técnicos/psicométricos), entrevista por vídeo e, às vezes, case prático; depois vêm checagem de referências e proposta.
Sim. Contratos online têm validade jurídica com assinatura eletrônica/digital em plataformas que registram identidade, IP, data/hora e trilha de auditoria; no Brasil, o uso de certificado ICP-Brasil pode aumentar a força probatória. Guarde o PDF final e o log de auditoria.